Ведущий специалист отдела документооборота
Должностные обязанности
получение корреспонденции, которая поступает электронной почтой, факсом, нарочно;
предварительное рассмотрение документов и распределение на подлежащие и не подлежащие регистрации;
проверка правильности оформления документов;
регистрация входящей и исходящей документации согласно номенклатуре дел, государственным стандартам;
формирование документов для последующей их передачи руководству Управления;
передача документов для дальнейшей работы исполнителям и соисполнителям через регистрационно-контрольные карточки учета документов, посредством электронной связи;
обработка документов (регистрация ответов на входящую, исходящую корреспонденцию, инициативные письма, списание всех выполненных и неконтрольных документов «В дело»), электронного документооборота и формирование документов в дела на бумажных носителях;
оформление и отправка исходящей документации (инициативные письма), подписанной руководством Управления;
доставка документов в структурные подразделения и территориальные органы администрации города Мариуполя;
Контроль за ведением почтового реестра;
предоставление консультационной и методической помощи специалистам структурных подразделений Управления коммунальных (муниципальных) предприятий, города Мариуполя
подготовка отчетов о движении входящей и исходящей корреспонденции, а также состоянии исполнительской дисциплины по направлению своей деятельности;
подготовка ежедневных, еженедельных и ежемесячных напоминаний для исполнителей по выполнению документов, поставленных на контроль;
подготовка отчетов по результатам проверок в структурных подразделениях Управления ведения делопроизводства и контроля по выполнению документов.
Дополнительные сведения по вакансии:
На время декретного отпуска
Место нахождения рабочего места Донецкая Народная республика, г. Мариуполь, Шевченко бульвар, дом: Д. 301Б;
Контактная информация
Контактное лицо: Ольга Анатольевна ВасильеваТелефон 9497176716
Мобильный телефон 9497176716
Эл. почта vasileva.oa@mariupol.gov-dpr.ru